03. ALPEN-Methode

Prinzip

Eine Methode des Zeitmanagements, die jeder für sich relativ leicht umsetzen kann, ist die ALPEN-Methode. Ideal ist die ALPEN Methode für eine Planung von einzelnen Arbeitstagen, um flexibel genug die Anforderungen anzupassen. Mit ALPEN kannst du also die jeweiligen Aufgaben des nächsten Tages durchplanen. In Kombination mit SMART-Zielen (wie im Film beschrieben) kannst du so effektiv und schnell die Arbeit meistern. So geht’s…

A – Aufgaben notieren

Klingt einfach, ist es auch. Schreib erstmal in einer Liste (To-Do-Listen, wie sie auf Englisch heißen) die Aufgaben auf, die für den nächsten Tag anstehen. Denk dabei an die Hinweise der SMART-Ziele und mach die Aufgaben nicht zu allgemein. Schreib dir am besten gleich dazu, ob du etwas Bestimmtes dafür brauchst, oder ob die Tätigkeit an einem bestimmten Ort (Uni, Bibliothek etc.) stattfinden muss.

L – Länge schätzen

Sei realistisch und schätze die Zeit ab, die du für die jeweiligen Aufgaben brauchst. Lass dir genügend Zeit, um die Aufgaben gut bewältigen zu können. Denk an Pausen und nimm dir nicht vor, 12 oder 14 Stunden des Tages mit Arbeit zu verbringen. Bedenke Anfahrt- oder Vorbereitungszeiten.

P – Puffer berücksichtigen

Es gibt immer Dinge, die einem den Tag und die beste Planung verhageln können. Der Bus ist zu spät, die Nachbarin hält dich auf, das Internet ist gerade mal viel zu langsam und der Drucker hat keinen Toner mehr. Murphys Gesetz sagt, das alles, was schiefgehen kann auch schiefgeht. Vielleicht ist es nicht ganz so schlimm, aber besser man hat etwas mehr Luft im Zeitplan und kann die Dinge, die schiefgehen ohne Probleme ausgleichen. Deswegen solltest du bei der Planung deines Tages einen Puffer einbauen – es gibt unterschiedliche Meinungen dazu, was ein guter Puffer ist, aber irgendwo zwischen 25 und 40 Prozent deines Plans solltest du für Unvorhergesehenes vorsehen …

E – Entscheidungen fällen

Nun geht es ans Eingemachte – das Sortieren. Du solltest hier nach bestimmten Kriterien sortieren – eine mögliche Hilfestellung wäre die Eisenhower-Matrix. Dabei unterscheidest du nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wie auch immer du sortierst, du solltest das Ergebnis in Form eines Plans aufschreiben und dir Notizen dazu machen (also Ort, Partner, Hilfsmittel etc.). Denk dran, dir Pausen einzubauen – je Stunde eine kurze Atempause (frische Luft, was Trinken) hilft ungemein, und spätestens alle 3-4 Stunden eine größere Pause (mind. 30-60 Minuten, Essen, Spazierengehen), um deine Konzentration auf Dauer aufrecht zu erhalten.

N – Nachkontrolle

Weil die Dinge eben nicht immer „wie geplant“ ablaufen, ist dieser Schritt als Stellrad dazu da, dass du den Plan anpassen kannst. Du solltest dich nicht stressen lassen, um auf jeden Fall den Plan einzuhalten. Besser ist es, in einem angemessenen Rahmen, den Plan anzupassen und zur Not weniger dringliche Punkte auf den nächsten Tag zu planen. D.h. natürlich nicht, dass du alles immer weiter schieben kannst und sollst. Deadlines für wichtige und dringende Aufgaben sind sinnvoll und sollten auch eingehalten werden.

Übungsaufgabe

Hast du die ALPEN-Methode verstanden?

Dann mach dir doch mal einen Plan davon, was du alles morgen so erledigen musst. Nutze die ALPEN-Methode, um deinen Tag zu organisieren. Was musst du morgen alles tun?

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04. Die Eisenhower-Matrix

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Lektion 3: Zeitmanagement