In der [go_to_episode link=”https://blogs.hoou.de/your-pm-knowledge/audiointerview” time=”00:46″ text=”Phase”  ] des Projektstarts findet die Auftragsklärung statt. Sie ist in jedem Fall als Prozess zu verstehen und hat das Ziel, die Bedürfnisse vom Auftraggebenden für den Auftragnehmenden verständlich zu machen. Im Verlauf einer gelungenen Auftragsklärung verstehen die Auftraggebenden und Auftragnehmenden mehr und mehr, welches Problem mit dem Projekt gelöst werden soll und welche Anforderungen sich daraus für die Arbeit im Projekt ergeben. Wie muss eine Auftragsklärung gestaltet sein, damit sie gut gelingt? Zunächst einmal sollte sowohl vom Auftraggebenden als auch vom Auftragnehmenden ausreichend Zeit investiert werden, um das Anliegen zu formulieren und Fragen zu stellen.

Es empfiehlt sich, mehrere Termine für die Auftragsklärung einzuplanen, um zwischen diesen Terminen die Projektidee und die Umsetzung der Kundenwünsche

(Auftrag gebende Person) immer weiter zu konkretisieren. Ziel ist es, am Ende der

Auftragsklärung ein formuliertes Pflichtenheft zu haben, in dem verständlich und

nachvollziehbar die Ziele für das Projekt, aber auch das Vorgehen in Form der

Vorgehen in Form der Detailplanung beschrieben sind.  

In agilen Projekten beschreibt der Releaseplan Verantwortlichkeiten, Ressourcen und die Zeitplanung. Eine sehr gute Vorlage zur Gestaltung der Auftragsklärung findet sich bei Mayrshofer und Kröger (vgl. Mayrshofer/Kröger 2011, S. 127).

Neben ausreichend Zeit helfen Kreativitätstechniken (siehe Kap. 3.5.) und Visualisierungen (siehe Kap. 3.3) dabei, ein gemeinsames Verständnis für das Projekt zu entwickeln. Sowohl in agilen als auch in klassischen Projekten sollte zu Beginn ein Kick-off-Workshop mit dem Projektteam und gegebenenfalls der Auftrag gebenden Person oder wichtigen Stakeholdern5 stattfinden, um eine Identifikation mit dem Projekt und den Projektbeteiligten zu erzeugen und an der gemeinsamen Vision zu arbeiten.