In unserer „Mini-Reihe“ haben wir Ihnen vorgestellt, welche Herangehensweise sich für die Erstellung von OER eignet. In diesem Text wollen wir nun auf unterschiedliche Arten des Projektmanagements eingehen.

Erst einmal: Herzlichen Glückwunsch! Ihr Antrag wurde bewilligt. Sie haben also bereits die Konzept- Zielgruppen- und Anbieteranalyse erfolgreich hinter sich gebracht.

Projekte planen – Die Basics

Was definiert ein Projekt?

Kuster definiert ein Projekt als ein zielgerichtetes Vorhaben mit viele unbekannten Größen.  Projekte sind zeitlich begrenzt und oft durch interdisziplinäre Teams besetzt. Ein Projekt stellt alle Beteiligten vor große Herausforderungen vor allem in Bezug auf finanzielle Ressourcen sowie die schnelle und konzentrierte Aneignung von Wissen (vgl. Kuster et al., 2018, S. 1 ff).

Projekte haben aber auch den Vorteil, dass sie Teams zusammenbringen, da alle Teammitglieder auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Zudem sind sie, soweit gut geplant, sehr strukturiert zu bearbeiten.

Dafür werden Tools aus dem Projektmanagement (PM) genutzt.

Projektmanagement

Im PM wird zwischen agilem und klassischem PM unterschieden. Das agile PM setzt dabei auf fluide Anpassungen und Revisionen während der Projektlaufzeit, während das klassische PM einem bestimmten Plan folgt und erst zum Ende Revisionen einsetzt.

Je nach Projekt können beide Formen des PM sinnvoll sein, um Ihr Ziel zu erreichen.

Klassisches Projektmanagement

Klassisches PM ist im Grunde plangetriebenes PM. Zu Beginn werden Ziele zu Leistung, Zeit und Kosten formuliert und Pläne erstellt, mit denen diese Ziele erreicht werden sollen. Klassische Projekte werden in Projektmanagementphasen und in Projektphasen unterteilt. Projektphasen sind Phasen in denen an der Erstellung des Endprodukts gearbeitet wird, wobei Projektmanagementphasen der Planung des Projekts dienen.

Es ist sinnvoll das Projekt zu visualisieren. Dazu gibt es verschiedene Vorgehensmodelle, die vom Anfang bis zum Ende des Projekts alle Meilensteine abbilden (vgl. Saacke 2020,  S. 5).

Dabei wird zwischen sequenziellen, nebenläufigen und wiederholenden Modellen unterschieden (vgl. Saacke 2020, S. 7). 
Ein Beispiel für ein sequenzielles Vorgehensmodell ist das Wasserfallmodell:

In dem erweiterten Wasserfallmodell werden die Projektphasen treppenartig untereinander dargestellt. Analysephase, Entwurfsphase, Implementierungsphase, Testphase, Transferphase. Pfeile zeigen zur jeweils nächsten Phase und wieder zurück.
Abbildung 1: Erweitertes Wasserfallmodell, eigene Darstellung CC BY 4.0 Dorothee Wagner für die HOOU @HAW

Dieses Modell ermöglicht es, alle Phasen bereits im Vorhinein im Detail durchzuplanen. Es geht sehr linear vor und ist dadurch unflexibel. Im erweiterten Wasserfallmodell (s. Abb. 1) gibt es nach jeder abgeschlossenen Phase die Möglichkeit, nochmal in die Phase davor zurückzukehren, um Korrekturen vorzunehmen.

Dieses Modell bietet sich vor allem für traditionelle und strukturierte Organisationen an, die klare Hierarchien haben, und weniger flexibel sind. Es schafft einen guten Überblick über die verschiedenen Phasen und in welchem Zeitraum diese umgesetzt werden. Stichwort: Planungssicherheit.

Beispiele für nebenläufige und wiederholende Vorgehensmodelle finden sich im Projektmanagement kompakt: Reader von Katrin Saacke (2020) auf Seite 6/7. Der Vorteil bei diesen Modellen findet sich in der parallelen oder überlappenden Bearbeitung der verschiedenen Phasen (nebenläufig) und in der schrittweisen Bearbeitung der einzelnen Phasen (wiederholend). Der einzige Unterschied von wiederholenden Modellen und der agilen Arbeitsweise ist, dass im Agilen die Projekte nicht von Anfang bis Ende durchgeplant werden.

Agiles Projektmanagement

Wie bereits erwähnt stehen im agilen Projektmanagement die einzelnen Phasen bei Planungsbeginn noch nicht fest (vgl. Saacke 2020, S. 8).

„Das Vorgehen ist iterativ und inkrementell, was bedeutet, dass in sich wiederholenden Schleifen, sogenannten Sprints, gearbeitet wird und nach jeder dieser Schleifen ein Ergebnis vorliegt, das immer weiter an Detaillierungsgrad und Größe zunimmt.“ (Saacke 2020, S. 8)

Ein agiles Vorgehen macht vor allem dann Sinn, wenn mit dem Projekt Neuland betreten wird, was bei vielen OER-Projekten der Fall ist. Damit kann schneller auf Veränderungen reagiert werden.

Die einzelnen Projektphasen nennen sich hierbei „Iterationen“ oder „Sprints“ und können z. B. 1-4 Wochen lang sein. Dabei trifft sich das gesamte Projektteam und bespricht die Aufgaben der nächsten Iteration.

Hier ist es gut, zwischen den einzelnen Projektphasen Revisionen einzuhalten. Das bedeutet, im Team in sogenannten Retrospektiven zu besprechen, wie die letzte Iteration wahrgenommen wurde und Anpassungen für die kommenden Iterationen vorzunehmen.

Was dabei nicht außer Acht gelassen werden darf ist, dass das Team offen für diese Art zu arbeiten sein muss. Generell sollte eine offene Kultur gelebt werden, in der Kritik geäußert werden darf und sich Neuem gegenüber nicht verschlossen wird.

Nun geht es los

Kick Off im klassischen Projektmanagement

Für den Projektstart sollte genügend Zeit eingeplant werden.

Auch wenn bereits zu einem früheren Zeitpunkt die Idee für ein Projekt steht, ist der richtige Projektstart erst der Zeitpunkt, zu dem der Projektplan aufgesetzt wird. Hierbei wird in der Regel ein Kick-Off Meeting abgehalten, in dem alle Stakeholder mit einbezogen werden. Die Auftragsklärung, Erwartungen und realistische Umsetzungsphasen werden dort besprochen (vgl. Saacke 2020, S. 15).

Neben dem Phasenmodell kann ein Meilensteinplan aufgesetzt werden, in dem die Deadlines und Abschlüsse von Arbeitspaketen festgehalten werden (Abb. 2). Der Vorteil an dem Meilensteinplan ist, dass während des Projekts überprüft werden kann, ob es Verzögerungen gibt, oder noch im Plan gearbeitet wird (vgl. Saacke  2020, S. 31/32).

tabellarische Darstellung verschiedener Meilensteine mit Terminen und Beschreibung.
Abbildung 2: Meilensteinplan, eigene Darstellung CC BY 4.0 Dorothee Wagner für die HOOU @HAW

Kick Off im agilen Projektmanagement

Im Gegensatz zum klassischen PM wird das Projekt im agilen PM nicht von Anfang bis Ende durchgeplant. Dennoch sollten vorab bereits grobe Arbeitspakete und Deadlines klar sein. Die Aufgaben werden im sogenannten Backlog festgehalten und nach Prioritäten bearbeitet und in die verschiedenen Spalten gezogen (Siehe Abb. 3).  „To Do“ für Aufgaben, die als nächstes dran sind, „Doing“ für Aufgaben, die gerade in Bearbeitung sind und „Done“ um den Überblick zu behalten, was bereits geschafft wurde.

Kanban-Board mit den Spalten, Backlog, To Do, Doing, Done. Die Tickets haben 3 verschiedene Farben und sind in den Spalten verteilt.
Abbildung 3: Kanban Board, eigene Darstellung CC BY 4.0 Dorothee Wagner für die HOOU @HAW

Das strukturierte Arbeiten im Board wird durch sogenannte „Swimlanes“ ermöglicht. Hier werden Aufgaben unterschiedlichen Kategorien zugeordnet (siehe Abb. 4). Die Pläne sind nicht statisch und werden immer wieder neu befüllt, sobald sich Anforderungen ändern oder neue hinzukommen.

Kanban-Board mit den Spalten, Backlog, To Do, Doing, Done. Zusätzlich gibt es die Zeilen Konzept, Finanzierung und Marketing. Die Zeilen beinhalten jeweils die Tickets einer Farbe.
Abbildung 4: Kanban Board mit Swimlanes, eigene Darstellung CC BY 4.0 Dorothee Wagner für die HOOU @HAW

Neben dem sehr flexiblen Board kann vor Projektbeginn ein Releaseplan oder eine Projektroadmap (Abb. 6) entworfen werden, die den geschätzten Umfang der einzelnen Projektbestandteile und deren Veröffentlichungsdatum beschreiben (vgl. Röpstorff/Wiechmann 2016, S.178ff.). Die Roadmap kann sich auch an einen Meilensteinplan anlehnen (s. Abb. 3).

In dem Releaseplan wird ein Kalender von Januar bis November in Spalten angezeigt und die Meilensteine in Phasen auf den Spalten verteilt.
Abbildung 5: Releaseplan, eigene Darstellung CC BY 4.0 Dorothee Wagner für die HOOU @HAW

Quellen

Kuster, Jürg; et al.  (2018): Handbuch Projektmanagement. Agil – Klassisch – Hybrid. 4th ed. Berlin, Heidelberg

Röpstorff, Sven/Wiechmann, Robert (2016): Scrum in der Praxis. Erfahrungen, Problemfelder und Erfolgsfaktoren. 2., aktualisierte und überarbeitete Auflage. Heidelberg

Saacke, Katrin (2020): Projektmanagement kompakt: Reader, Hamburg

DOROTHEE WAGNER begleitet, berät und unterstützt OER-Projekte, die von der HOOU@HAW gefördert werden. Seit Herbst 2021 arbeitet sie mit an dem Aufbau eines Hochschulübergreifenden Qualitätsmanagement. Zudem kümmert sie sich um die Außenkommunikation der HOOU@HAW, schreibt Blogbeiträge und entwirft Social Media Strategien. 


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Lizenzhinweis: Barrierearme Lehrmaterialien gestalten, Dorothee Wagner | HOOU@HAW, CC BY 4.0.