Ein Projekt abschließen

Korrespondierend zum Projektstart lässt sich auch der Projektabschluss in mehrere Phasen unterteilen. Timinger weist darauf hin, dass das Projektende von der Betrachtungsperspektive abhängig ist (vgl. Timinger 2017, S. 112):

      • Abnahme durch den Auftraggebenden,
      • Übergabe und Archivierung aller Dokumente,
      • Auflösung des Projektteams,
      • ökonomischer Abschluss des Projekts inklusive der Nachkalkulation,
      • Evaluierung des Projekterfolgs.

Die nachfolgende Abbildung (siehe Abb. 31) veranschaulicht die unterschiedlichen Betrachtungsweisen:

In jedem Fall sollten die unterschiedlichen Aspekte berücksichtigt und geplant werden und das Projekt nicht einfach so beendet werden. Zu einem professionellen Projektverlauf gehört ein geordneter Abschluss. Ein eindeutiger Abschluss entlastet das Projektteam und erleichtert den Teammitgliedern den Übergang in neue Projekte oder alte Positionen. Bedürfnisse und Befürchtungen können erkannt und so berücksichtigt werden (vgl. Gehr u. a. 2018, S. 68). Der Erfolg eines Projekts wird nicht zuletzt an seinem Abschluss bewertet – so manche Krise ist dann vergessen. Insofern bietet der Projektabschluss auch Gelegenheit für erfolgreiches Marketing, indem die positiven Ergebnisse präsentiert werden und die Beteiligten den Projekterfolg feiern.

Als prominentes Beispiel sei hier die Hamburger Elbphilharmonie genannt, die in der Bauphase zu viel Unmut bei der Bevölkerung geführt hat und mit Fertigstellung wiederum zu einer hohen Identifikation mit dem neuen Wahrzeichen.

Projektabschlussphasen (eigene Darstellung)

Lessons Learned

Besonders wichtig ist die Erfahrungssicherung. Die Arbeit in Projekten ist lehrreich und die sich daraus ergebenden Erfahrungen können für Folgeprojekte genutzt werden. Daher sollten Projektteams am Ende eines jeden Projekts eine Lessons Learned abhalten, um aus Fehlern und Erfolgen zu lernen. Das Event Retrospektive aus Scrum stellt quasi über den Projektverlauf ein fest etabliertes Treffen dar, das Projektlernen ermöglicht. Grundsätzlich empfiehlt Timinger für alle Arten von Projekten beim Lessons Learned den Blick auf Risiken und erfolgreiche Maßnahmen zur Bewältigung von Risiken, auf Schätzungen und die Frage, wie realistisch diese waren, Erfahrungen mit Stakeholdern, Herausforderungen und Erfolge bei der Projektsteuerung (vgl. Timinger 2017, S. 496). Auch Teamarbeit, fehlende Kompetenzen etc. sind Inhalte der Lessons Learned.

Wichtig ist, die gesammelten Erfahrungen nicht nur zu besprechen, sondern sie auch im Sinne des Wissensmanagements zugänglich zu machen. Dies gelingt über
eine sorgfältige Dokumentation und durch interne Veröffentlichungen nach Projektende, etwa im Intranet über Wikis, Vorlagen und Checklisten oder auch persönlich
im Rahmen von Präsentationen und Trainings.So können Organisationen für Nachhaltigkeit sorgen. Wissen bleibt erhalten, unabhängig davon, ob Mitarbeitende das Unternehmen verlassen. Gehr u. a. empfehlen für eine Sicherung der Nachhaltigkeit das „Poweruser“-Konzept, das vorsieht, bei Projektabschluss eine persönlich zuzuordnende Funktion zur Wissensweitergabe zu schaffen (vgl. Gehr u. a. 2018, S. 124).