04. Eisenhower-Matrix

Das Prinzip

Benannt nach dem US-Präsidenten, ist die Eisenhower-Matrix eine gute Möglichkeit der Priorisierung (Gewichtung) von Aufgaben. Dem Prinzip zufolge werden die anstehenden Aufgaben nach zwei Kriterien bewertet:

  1. Wichtigkeit – ist die Aufgabe wichtig oder eher nicht? 
  2. Dringlichkeit – muss die Aufgabe schnell erledigt werden oder nicht? 

Daraus ergibt sich eine Matrix mit vier Kategorien, die anfallende Aufgabe in A-, B-, C- und D-Aufgaben unterteilt.

A-Aufgaben

Dies sind Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Hierunter fallen alle Aufgaben, von denen weitere Arbeiten abhängen oder die eine enge Zeitvorgabe haben. Sie sollten also möglichst sofort angegangen und abgearbeitet werden. Nächste Woche ist der Termin mit dem Professor, bei dem die Gliederung vorliegen muss? Dann ist die Erstellung derselben definitiv eine A-Aufgabe.

B-Aufgaben

Dies sind Aufgaben, die zwar wichtig sind, aber keine Dringlichkeit besitzen. Hier ist die Abarbeitung nicht von Zeitfaktoren abhängig oder aber die Erledigung ist noch in der Zukunft. Ein Abarbeiten dieser Aufgaben erfolgt, wenn in der A-Kategorie nichts mehr steht. Achtung, diese Aufgaben sollten notiert und regelmäßig überprüft werden. Mit fortschreitender Zeit können sie in die A-Kategorie rutschen. Am Anfang des Schreibprozesses von mehreren Monaten ist das Finden eines geeigneten Druckers noch nicht dringend, eine Woche vor der Deadline aber schon.

C-Aufgaben

Dies sind Aufgaben, die nicht wichtig sind, aber dringend. Laut Coaching-Experten, die Manager beraten, sollte man diese Aufgaben an seine Mitarbeiter delegieren und sich selbst auf die wichtigen A-Aufgaben konzentrieren. Da wohl nur die wenigsten von uns Mitarbeiter haben, muss man schon selbst ein Auge auf diese C-Aufgaben haben – schließlich sind sie ja dringend. Ein Buch muss zurück in die Bibliothek, sonst wird es teuer? Schnell noch mal eine Grafik neu gestalten, damit sie netter aussieht? Dringend eine zweite Runde Korrekturlesen, um die letzten Fehler zu erwischen? Meist hat man kurz vor der Abgabe (wichtige A-Aufgabe!) keine Zeit mehr dafür. Aber vielleicht ist es möglich, dass einem Freunde aushelfen, Partner oder man jemanden für den Service bezahlt?

D-Aufgaben

Dies sind Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Warum also sollte man sie bearbeiten? Genau. Entweder erledigt sich das Problem von selbst, oder man widmet sich ihnen, wenn man ganz entspannt die Zeit hat. Hier wäre also noch mal der Hinweis auf Zeitfresser angebracht – D-Aufgaben könnte man produktiv erledigen statt sich den Zeitfressern zu widmen. Nur so eine Idee. Du wolltest schon immer mal das Bücherregal chronologisch statt alphabetisch sortieren – oder es überhaupt mal sortieren? Dann nimm das doch als D-Aufgabe und erledige es als Pausenübung anstatt Katzenvideos zu schauen.

Zurück zum Anfang der Lektion

Lektion 3: Zeitmanagement